Kiedy wystawiamy fakturę korygującą?
Faktura korygująca to dokument, który wystawiamy w celu poprawienia błędów lub uwzględnienia zmian, które zaszły po wystawieniu faktury pierwotnej. Najczęściej spotykane sytuacje, w których konieczna jest korekta, to błędy w danych, takie jak NIP, adres, nazwa kontrahenta, a także zmiany w cenie towaru lub usługi, rabaty, zwroty towarów, czy anulowanie transakcji. Jak wystawić fakturę korygującą zależy w dużej mierze od rodzaju błędu i okoliczności.
Niezbędne elementy faktury korygującej
Faktura korygująca, aby była ważna i zgodna z przepisami, musi zawierać określone elementy. Oprócz standardowych danych, takich jak data wystawienia, numer kolejny, dane sprzedawcy i nabywcy (w tym NIP), należy wskazać numer i datę faktury pierwotnej, której dotyczy korekta. Ważne jest, aby jasno określić, które dane ulegają zmianie i jaki jest prawidłowy zapis.
Sposoby korekty: Pełna i częściowa
Istnieją dwa główne sposoby korygowania faktur: korekta pełna i korekta częściowa. Korekta pełna polega na wystawieniu faktury korygującej, która zawiera wszystkie dane z faktury pierwotnej i te dane są poprawione. Korekta częściowa skupia się jedynie na poprawie konkretnych elementów, które zawierają błąd. Wybór metody zależy od zakresu zmian.
Poprawianie błędów w NIP nabywcy
Błąd w numerze NIP nabywcy jest stosunkowo częstym problemem. W takim przypadku należy jak wystawić fakturę korygującą z prawidłowym numerem NIP. Proces ten jest standardowy i nie wymaga dodatkowych procedur, jednak ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie pozostałe dane są poprawne.
Korekta faktury w przypadku rabatu lub zwrotu towaru
Jeśli po wystawieniu faktury pierwotnej udzielono rabatu lub nabywca dokonał zwrotu towaru, również konieczne jest wystawienie faktury korygującej. W takim przypadku, oprócz danych identyfikujących fakturę pierwotną, należy wskazać kwotę rabatu lub wartość zwróconego towaru, co wpłynie na zmianę wartości netto i VAT faktury.
Ewidencjonowanie faktury korygującej
Fakturę korygującą należy odpowiednio zaewidencjonować, zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę. Sprzedawca musi uwzględnić korektę w ewidencji sprzedaży VAT, a nabywca w ewidencji zakupu VAT. Istotne jest, aby korekta była właściwie powiązana z fakturą pierwotną.
Terminy wystawienia faktury korygującej
Przepisy nie precyzują konkretnego terminu, w którym należy wystawić fakturę korygującą. Należy to zrobić niezwłocznie po stwierdzeniu błędu lub zaistnieniu okoliczności uzasadniających korektę. Ważne jest, aby nie opóźniać tego procesu, aby uniknąć problemów z rozliczeniami podatkowymi.
Czy można anulować fakturę?
Teoretycznie, anulowanie faktury jest możliwe, ale tylko w wyjątkowych sytuacjach, np. gdy faktura została wystawiona omyłkowo i w ogóle nie doszło do transakcji. W takim przypadku najlepiej jest zniszczyć obie kopie faktury pierwotnej i sporządzić protokół anulowania, zamiast jak wystawić fakturę korygującą.
Programy do fakturowania ułatwiające korekty
Obecnie wiele programów do fakturowania oferuje funkcje, które ułatwiają wystawianie faktur korygujących. Program automatycznie przenosi dane z faktury pierwotnej, co minimalizuje ryzyko popełnienia błędów i przyspiesza proces korekty. Dzięki temu jak wystawić fakturę korygującą staje się znacznie prostsze i mniej czasochłonne.
